Program delavnice za izboljšanje izvedbe letnih razgovorov in dajana povratnih informacij o delovni uspešnosti

Izhodišča

V organizacijah vodje običajno izvajajo letne razgovore z zaposlenimi z namenom ocenjevanja njihovega dela ter postavljanja ciljev za naslednje leto. Nekateri vodje pa take razgovore bolj ali manj sistematično opravljajo tudi že med letom. Praksa kaže, da so mnenje o vrednosti teh razgovorov marsikje deljene. Nekateri vodje te razgovore vidijo kot učinkovito orodje vodenja, ki jim pomaga videti celotno sliko zaposlenega ter tudi kot input za kooperativno postavljanje ciljev. Mnogi vodje uporabijo te razgovore tudi kot pot k izboljšanju lastnega odnosa do zaposlenih in lastnega načina vodenje. Žal pa nekateri vodje vidijo v teh razgovorih le nujno zlo in opravijo te razgovore bolj kot formalnost, ali pa uporabijo te razgovore kot priliko za iskanje slabosti in kritiziranje zaposlenih. Tako imajo tudi zaposleni različna mnenje o teh razgovorih. Nekateri jih sprejemajo s pričakovanji in upanji saj je to čas in prostor, ko lahko vplivajo ne samo na lastne cilje in delo temveč tudi na odnose in učinkovitost cele organizacije. Drugi pa se jih izogibajo saj jih vidijo le kot sredstvo dokazovanja moči in jih jemljejo kot muko in kazen.

Seveda lahko razumemo, da je sprejemanje in s tem tudi učinkovitost teh razgovorov odvisna od vsakega posameznika posebej. Res pa je, da je bodoči odnos do kateregakoli dogodka običajno odvisen pričakovanj, ki jih imamo od dogodka. Ta pa so odvisna od naših preteklih izkušenj ali od rezultata, ki ga tak dogodek v preteklosti že prinesel.

Izkušnje, ki jih imamo v drugih organizacijah ter iz lastnega dela kažejo, da se učinkovitost (letnih) razgovorov za zaposlenimi bistveno zveča, če le ti potekajo po določenem načinu, ki omogoča zaposlenemu spoštovan in enakopraven oseben položaj v odnosu do vodje. Tu pa je odgovornost vodje in organizacije bistveno večja kot odgovornost zaposlenega. Organizacija in vodje morajo poskrbeti, da:
•    je sistem (letnih) razgovorov demistificiran in nima negativnega prizvoka dogodka, kjer so zaposleni kritizirani in kaznovani,
•    vodje vodijo (letne in sprotne) razgovore na tak način, da ima zaposleni možnost pogledati vase, v svoje vedenje in da ne zaide takoj v obrambna vedenja in
•    da imajo zaposleni v takem razgovoru dejansko vpliv na  postavljanje lastnih ciljev.

Mnogi vodje te razgovore opravljajo sproti, se z zaposlenimi pogovarjajo o ciljih, dajejo in dobivajo povratne informacije sproti … in jim tak način dela sploh ne predstavlja problema. Res pa je, da mnogi vodje, ki niso »nadarjeni« za pogovore z ljudmi preprosto potrebujejo določen trening in podporo.

Tako je zelo smiselno (v času priprave na letne razgovore) izvesti za vodje (kontinuiran) trening za izvedbo (letnih) razgovorov z zaposlenimi. Seveda mora biti to usklajeno s kadrovsko službo, ki je običajno pobudnik za te aktivnosti.

Okvirna vsebina delavnice

V delavnici bomo spodbudili udeležence, da odprejo sledeča področja, probleme, izzive… s katerimi se srečujejo pri opravljanju (letnih) razgovorov za zaposlenimi:
•    Notranja organizacijsko administracijska pravila in planske zahteve
•    Zunanje ovire pri komunikaciji s sodelavci in z vodstvom
•    Notranje – osebne ovire in strahovi, s katerimi se vodje srečujejo
•    Izobraževanje, mentorstvo in kontinuirani profesionalni razvoj
•    Nagrajevanje
•    …

Na tej osnovi bomo nadaljevali trening dajanja povratnih informacij zaposlenim. Tehnike, ki jih uporabljamo temeljijo na Imago teoriji in predvsem na zavestnem dialogu (Harville Hendrix), na nekaterih tehnikah, ki izhajajo iz Teorije izbire (oz Realitetne terapije – William Glasser) in iz predpostavk tehnike imenovane Appreciative Inquiry (David Cooperrider in Suresh Srivastva) (v slovenščini bi to pomenilo »hvaležno ali spoštljivo povpraševanje«).

Vsebina:  
•    Letna presoja delovne uspešnosti – ocenjevalnih razgovorov…
o    Predstavitev procesa
o    Koristi (letnih) razgovorov za vodenje skupin
o    Strahovi in izzivi, ki jih imajo vodje
o    Izvedba in možne ovire
•    Priprava
o    Koraki pred izvedbo razgovorov
o    Splošni napotki
•    Motivacija
o    Kaj nas motivira
o    Slabosti korenčka in palice
o    Notranja motivacija
o    Svoboda pri delu
o    Vpliv dosežkov
o    Višji cilji in smisel dela
o    Preoblikovanje lastnega dela sodelavcev za izboljšanje motivacije
•    Osnove dajanja povratnih informacij
o    Zavestno poslušanje
o    Filtri pri sprejemanju sporočil
o    Vrste sporočil (jaz, ti, nevtralno)
o    Kritika – kaj povzroči pri prejemniku
o    Vpliv različnih načinov dajanja kritike
o    Dajanje konstruktivna povratne informacije zaposlenim
o    Vpliv močnih čustev na zaznavanje, razumevanje in vedenje
o    Kako ravnati z ugovori in ko se mnenja o povratni informaciji razhajajo
•    Akcijski načrt

Vsebine so okvirne in jih bomo prilagajali (tako vrsto kot vrstni red) glede na potrebe udeležencev in dinamiko v skupni.

Trajanje, način dela  in pogoji

Delavnico bomo izvedli na način, kjer bodo lahko ideje in mnenja udeležencev v največji meri prišla do izraza ter tako, da bodo udeleženci dejansko trenirali razložene tehnike na konkretnih primerih iz organizacije. Tak način dela bo zahteval stalno in polno prisotnost vseh udeležencev. Delavnica bo samo delno izvedena kot predavanje. V osnovi bom pri vsakem sklopu tem podal nekaj teoretičnih izhodišč, nato pa bomo delavnico izvedli v obliki dela po skupinah oz vodenih vaj – iger vlog z analizo. Na koncu bomo naredili konkreten načrt za vsakega udeleženca posebej.

Delavnica lahko traja od pol dneva (kjer bi samo vadili nekaj načinov dajanja povratne informacije) pa do dveh dni, kjer bi zadevo obravnavali celostno z veliko več vajami.