Prvo delavnico s področja pogajanj sem skuopaj s kolegoma Petrom Markičem in Marijo Strniša imel leta 1989. Projekt je zrasel in sedaj ga imenujemo Pogajalska akademija. Več na www.pogajanja.si. Spodaj pa si preberite načela in vsebino programov.
————————
Izhodišča
Osnova za izvedbo delavnic s področja pogajanja je program Pogajalske Akademije, prirejen posebnim potrebam različnih ciljnih skupin v podjetju.
Ciljna skupina za izobraževanje so:
• vodilni in vodstveni delavci, vodje oddelkov, vodje projektov, samostojni strokovni delavci, komercialisti
• zaposleni, ki se srečujejo s strankami in se pogajajo s poslovnimi partnerji
• zaposleni (formalni ali neformalni vodje), ki morajo pri svojem delu uveljaviti odločitve, povezane s spremembo vedenja drugih
• predstavniki sindikalnih organizacij oz sindikalni zaupniki.
Vsebine se bodo torej nanašale na sledeče situacije:
• pogajanja v prodaji in nabavi
• pogajanja pri reševanju konfliktov s strankami
• pogajanja s sodelavci, podrejenimi ali nadrejenimi
• pogajanja med delavci in delodajalci.
Po dogovoru lahko program prilagodimo tako, da bo usmerjen bolj na prodajo ali pa na nabavo, področje reševanja konfliktov, sindikalno problematiko oz. celo z vsebinami s področja mediiranja.
Način dela
Program je zasnovan interaktivno ne kot šola ampak kot trening. Samo manjši del programa bodo sestavljajo predavanja. Udeleženci se razdelijo po skupinah in delajo na konkretnih problemih. Skupine in posamezniki se med seboj dejansko pogajajo (prodajajo, rešujejo konflikte…). Na vsaki delavnici se bomo tako razdelili manjše skupine (včasih tudi pare ali trojke), kjer bodo udeleženci igrali vlogo, s katerimi se srečujejo pri delu (sodelavci, nadrejeni podrejeni, kupec in prodajalec, težavne stranke, …). Tako bo vsak udeleženec vsako temo, ki jo bomo teoretično obdelali tudi praktično vadil. Po procesu bodo udeleženci dobili povratno informacijo o uspehu. Določene vaje (predvsem teme, kjer bomo obravnavali nebesedno komuniciranje) bomo tudi snemamo tako, da bodo udeleženci lahko naknadno tudi sami sebe ocenili. Glede na aktivni način dela v skupini pričakujemo med 8 do največ 18 udeležencev.
Časovno obstaja več možnosti za izvedbo. Idealno bi bilo, če bi lahko izvedli celoten osemdnevni program Pogajalske Akademije. Zavedamo pa se, da je to za zaposlene velika obremenitev. Zato v podjetjih običajno začnemo z dvo ali tridnevno delavnico. Odvisno od tega, kako bi se udeleženci prijavljali na usposabljanja bi pripravili tudi skupine in program.
Med vsakim dnevom – modulom je nekaj časa (najbolje 14 do tri tedne dni). Udeleženci dobijo »domačo nalogo« (oz domači trening) o kateri morajo naslednjič poročati. »Domača naloga« ne pomeni, da morajo udeleženci karkoli pisati ali delati vaje. To pomeni, da bodo v vmesnem času določena znanja, ki so jih pridobili, morali uporabiti. Ob tem bodo morali opazovati sebe tudi v luči pridobljenih spoznanj o lastnem obnašanju.
Tak način dela omogoča da udeleženci:
1. razumejo teorijo (oz samo tisti nujni del, ki je potreben za spremembo vedenja),
2. se postavijo tako v svojo vlogo (vodje, prodajalca, nabavnika, vodje projekta…) in preizkusijo naučeno v praktičnem primeru,
3. se postavijo v vlogo svojega »nasprotnika« in vidijo isto situacijo tudi z drugimi očmi,
4. dobijo feedback s strani kolegov,
5. s strani strokovnega opazovalca in
6. v primeru snemanja tudi vidijo samega sebe.
7. To jim da možnost korigirati lastno vedenje in
8. ga ponovno preizkusiti v isti učni situaciji,
9. v vmesnem času med moduli preizkusiti to vedenje v praksi ter
10. dati in prejeti feedback na spremembo v naslednjem modulu.
Teh 10 korakov, ki se na dva ali tri tedne ponavljajo (idealno bi bilo skozi daljše časovno obdobje pol leta ali še bolje celo leto) iz srečanja v srečanje omogoči, da se zaposleni soočijo sami s seboj in da novo vedenje preide v novo pozitivno navado.
Pri določenih temah bomo delavnico tudi snemali, slušatelji pa bodo dobili povratno informacijo o svojem delu od kolegov predvsem pa tudi od predavatelja. Delavnico bo vodil Rudi Tavčar. Po dogovoru lahko četrtino ali celo tretjino programa poteka tako, da bosta delavnico vodila dva trenerja, ki bosta delala skupaj pa tudi paralelno z manjšimi skupinami.
Program Pogajalske Akademije
Varianta A – en dan
1. Namen pogajanj
– Namen pogajanj
– Zakaj počnemo to, kar počnemo
– Potek odločanja
– Razlike med pogajanjem in tekmovanjem
2. Razumevanje lastne osebnosti pri pogajanjih
– Osebnostne lastnosti
– Biološka osnova reagiranja v frustraciji
– Kdo v nas se pogaja
3. Osnovna načela pogajanj
– Skupni cilji
– Ljudje – ločite ljudi od problemov
– Interesi – usmeritev pozornosti na interese, ne na rešitve, stališča oziroma pozicije
– Opcije – poiščite rešitve ugodne za obe strani
– Merila – uporabite objektivna merila
4. Pogajalski okviri in pogajalska moč
– Mejna cena
– Začetna cena
– Področje možnega dogovora
– Najboljša alternativa možnemu dogovoru
5. Pogajalske strategije in načini obnašanja v konfliktnih situacijah
– Razlika med pogajalskim stilom in pogajalsko strategijo
– Prednost različnih pogajalskih strategij
6. Pogajalske taktike
– Osnove taktiziranja pri pogajanjih
– Najpogostejše pogajalske taktike
Ključne vsebine, ki bi jih bilo smiselno v tej osnovni verziji obdelati so predvsem:
• potek in proces pogajanj na »tehničnem in psihološkem« nivoju
• osnove pogajanj (po metodologiji Harvard Negotiation Project)
• osnovne strategije in taktike
Varianta B – tri dni
1. dan
1. Namen pogajanj
– Namen pogajanj
– Zakaj počnemo to, kar počnemo
– Potek odločanja
– Razlike med pogajanjem in tekmovanjem
2. Razumevanje lastne osebnosti pri pogajanjih
– Osebnostne lastnosti
– Biološka osnova reagiranja v frustraciji
– Kdo v nas se pogaja
3. Priprava pred začetkom pogajanj
– Poznavanje lastnih izhodišč
– Poznavanje izhodišč nasprotnih strani
– Poznavanje okoliščin, ki lahko vplivajo na pogajanja
4. Osnovna načela pogajanj
– Skupni cilji
– Ljudje – ločite ljudi od problemov
– Interesi – usmeritev pozornosti na interese, ne na rešitve, stališča oziroma pozicije
– Opcije – poiščite rešitve ugodne za obe strani
– Merila – uporabite objektivna merila
5. Pogajalski okviri in pogajalska moč
– Mejna cena
– Začetna cena
– Področje možnega dogovora
– Najboljša alternativa možnemu dogovoru
2. dan
6. Zavestno poslušanje, Raziskovanje in razumevanje pogajalskih partnerjev
– Ovire in napake pri poslušanju
– Načela zavestnega poslušanja
– Vrste vprašanj
– Postavljanje pravih vprašanj
7. Pogajalec = svetovalec
– Kako ugotoviti strankine motive za nakup naše storitve
– Kako izolirati strankine strahove in ovire za nakup
– Kako ravnamo z ugovori
8. Pogajalske taktike
– Osnove taktiziranja pri pogajanjih
– Najpogostejše pogajalske taktike
9. Etika in poštenost v pogajanjih
– Zmagati za vsako ceno
– Poštenost pri pogajanjih
10. Zaključevanje pogajanj
– Pripravljenost druge strani na dogovor
– Delni cilji, končni cilj
– Pomagati drugi strani, da se odloči
3. dan
11. Predstavitev primerov preteklih dveh mesecev
– predstavitve uspešnih primerov in izzivov s katerimi so se slušatelji srečevali v vmesnem času
– analiza primerov: kaj je bilo dobro, česa bi bilo lahko več ali manj in kaj smo se naučili
12. Iskanje poti iz slepe ulice
– Zakaj se pogajanja ustavijo
– Ko se pogajanja ustavijo
– Izboljšanje lastne pozicije pri pogajanjih z močnejšim partnerjem
– Kdaj je pogajanje neuspešno in kako naprej
13. Napake pri pogajanjih
– Sprejemanje odločitve v gotovosti in negotovosti
– Kako dejansko sprejemamo odločitve in kje v glavi delamo napake
– Teorija iger kot primer (ne)kooperativnega skupinskega sprejemanja odločitev
Varianta C – 5 dni
1. dan
1. Namen pogajanj
– Namen pogajanj
– Zakaj počnemo to, kar počnemo
– Potek odločanja
– Razlike med pogajanjem in tekmovanjem
2. Razumevanje lastne osebnosti pri pogajanjih
– Osebnostne lastnosti
– Biološka osnova reagiranja v frustraciji
– Kdo v nas se pogaja
3. Informacije pred začetkom pogajanj
– Poznavanje lastnih izhodišč
– Poznavanje izhodišč nasprotnih strani
– Poznavanje okoliščin, ki lahko vplivajo na pogajanja
4. Faze in začetek pogajanj
– Faze pogajalskega procesa
– Izbira prostora in časa
– Predstavitev, pristojnosti in dnevni red
– Predstavitev začetnih pozicij ali oris stanja
2. dan
5. Osnovna načela pogajanj
– Skupni cilji
– Ljudje – ločite ljudi od problemov
– Interesi – usmeritev pozornosti na interese, ne na rešitve, stališča oziroma pozicije
– Opcije – poiščite rešitve ugodne za obe strani
– Merila – uporabite objektivna merila
6. Pogajalski okviri in pogajalska moč
– Mejna cena
– Začetna cena
– Področje možnega dogovora
– Najboljša alternativa možnemu dogovoru
3. dan
7. Zavestno poslušanje, Raziskovanje in razumevanje pogajalskih partnerjev
– Ovire in napake pri poslušanju
– Načela zavestnega poslušanja
– Vrste vprašanj
– Postavljanje pravih vprašanj
– Kako ravnamo z ugovori
– Reševanje konfliktov
8. Nebesedno komuniciranje
– Nezavedno in zavestno kontroliranje samega sebe
– Telo, glas, pogled, gibanje …
– Stres in nebesedna sporočila
– Sproščanje v stresnih situacijah
9. Načrtovanje in izvedba predstavitve
– Na kaj sem moramo pripraviti pred predstavitvijo?
– Kako narediti tako predstavitev, da si jo bodo vsi zapomnili?
– Kako se informacije prenašajo, popačijo in izgubijo
– Blišč in beda Power Pointa (v razmislek – morda samo za določene skupine?)
4. dan
10. Pogajalske strategije in načini obnašanja v konfliktnih situacijah
– Razlika med pogajalskim stilom in pogajalsko strategijo
– Prednost različnih pogajalskih strategij
11. Kreativno iskanje skupnih rešitev pri pogajanjih
– Kdaj lahko zares začnemo iskati skupne rešitve?
– Brainstorming
– Reframing
12. Pogajalske taktike
– Osnove taktiziranja pri pogajanjih
– Najpogostejše pogajalske taktike
13. Etika in poštenost v pogajanjih
– Zmagati za vsako ceno
– Poštenost pri pogajanjih
5. dan
14. Iskanje poti iz slepe ulice
– Zakaj se pogajanja ustavijo
– Ko se pogajanja ustavijo
– Izboljšanje lastne pozicije pri pogajanjih z močnejšim partnerjem
– Kdaj je pogajanje neuspešno in kako naprej
15. Napake pri pogajanjih
– Sprejemanje odločitve v gotovosti in negotovosti
– Kako dejansko sprejemamo odločitve in kje v glavi delamo napake
– Teorija iger kot primer (ne)kooperativnega skupinskega sprejemanja odločitev
16. Zaključevanje pogajanj
– Pripravljenost druge strani na dogovor
– Delni cilji, končni cilj
– Pomagati drugi strani, da se odloči
17. Zaključni primer in podelitev potrdil
Seveda pa se lahko dogovorimo tudi za enodnevno, dvodnevno ali štiridnevno izvedbo.